Política de tratamiento de datos personales. Promotora Internacional de Partes S.A.S. – Propartes.

2.1 Categorías especiales de datos:

 

2.1.1 Datos sensibles. – PROPARTES S.A.S., no tratará datos sensibles como regla general. Solo los tratará cuando exista base legal y se cumpla alguno de los eventos previstos en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, con autorización explícita cuando corresponda, informando que el titular no está obligado a autorizar.

 

2.1.2 Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes (NNA). – PROMOTORA INTERNACIONAL DE PARTES S.A.S. – PROPARTES, reconoce que los datos personales de los niños, niñas y adolescentes (NNA) gozan de una protección reforzada en el ordenamiento jurídico colombiano. En consecuencia, la compañía restringe de manera estricta el tratamiento de este tipo de información, y solo lo realizará de manera excepcional cuando resulte estrictamente necesario y se garantice plenamente la protección de sus derechos fundamentales.

 

En este sentido, el tratamiento de datos personales de NNA por parte de la empresa únicamente podrá llevarse a cabo cuando se cumplan simultáneamente las siguientes condiciones:

 

1. Que el tratamiento responda y se oriente al interés superior del niño, niña o adolescente, conforme a los principios de protección integral establecidos en la normativa aplicable.
2. Que se respete plenamente el ejercicio de sus derechos fundamentales, en especial los derechos a la intimidad, dignidad, buen nombre y desarrollo integral.
3. Que exista autorización previa, expresa e informada del representante legal del menor, otorgada de manera verificable antes de realizar cualquier tratamiento de sus datos personales.
4. Que, cuando las circunstancias lo permitan y atendiendo a su nivel de madurez, se escuche y tenga en cuenta la opinión del menor, garantizando su participación en la medida de lo posible.
5. Sin perjuicio de lo anterior, cuando los datos personales de niños, niñas o adolescentes correspondan a hijos o beneficiarios de trabajadores de la compañía, su tratamiento podrá realizarse cuando resulte necesario para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales en materia laboral y de seguridad social, tales como procesos de afiliación a entidades del sistema de seguridad social, cajas de compensación familiar, programas de bienestar laboral o beneficios empresariales dirigidos a los trabajadores y sus familias, siempre que exista la autorización previa del trabajador en calidad de representante legal del menor o la autorización correspondiente de quien ejerza su representación.

 

Adicionalmente, cuando el tratamiento de datos de NNA implique captura, registro, uso o difusión de imágenes, fotografías, grabaciones audiovisuales o cualquier otro material que permita su identificación, la empresa deberá adoptar medidas especiales de protección, entre ellas:

 

• contar previamente con autorización expresa del representante legal del menor para la toma y uso de las imágenes;
• informar de manera clara la finalidad específica del uso del material audiovisual, incluyendo su eventual utilización en piezas institucionales, publicaciones corporativas, material promocional o eventos empresariales;
• garantizar que el uso de dichas imágenes no afecte la dignidad, seguridad o integridad del menor;
• abstenerse de divulgar información adicional que permita su localización, identificación plena o exposición indebida;
• limitar el acceso y circulación del material únicamente a los fines autorizados.

 

En todo caso, PROPARTES S.A.S., se abstendrá de realizar tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes cuando dicho tratamiento no resulte necesario o pueda representar un riesgo para sus derechos o intereses, privilegiando siempre el principio de protección reforzada que ampara a esta población.

 

2.1.3 Tratamiento de fotografías, imágenes y videograbaciones. – Las fotografías, grabaciones de video, registros audiovisuales y en general cualquier material que permita identificar o hacer identificable a una persona natural constituyen datos personales y, en consecuencia, su tratamiento se encuentra sujeto a las disposiciones establecidas en la normativa colombiana vigente sobre protección de datos personales.

 

En tal sentido, PROMOTORA INTERNACIONAL DE PARTES S.A.S. – PROPARTES solo realizará el tratamiento de fotografías, imágenes o videograbaciones cuando exista autorización previa, expresa e informada del titular de los datos personales, salvo en los casos en que la ley permita su tratamiento sin autorización.

 

El tratamiento de este tipo de información deberá realizarse atendiendo a finalidades específicas, legítimas y previamente informadas al titular, tales como:

 

• registro de actividades institucionales, comerciales o corporativas;
• documentación de eventos empresariales, ferias, capacitaciones o actividades organizacionales;
• elaboración de material institucional, informativo o promocional;
• difusión de actividades corporativas a través de medios institucionales o canales de comunicación autorizados por la empresa.

 

En todo caso, la empresa adoptará las medidas necesarias para garantizar que el tratamiento de imágenes y registros audiovisuales respete los derechos fundamentales a la intimidad, la dignidad, el buen nombre y la protección de datos personales de los titulares, evitando usos indebidos, no autorizados o que puedan generar afectaciones a su integridad personal.

 

Adicionalmente, la compañía implementará medidas razonables para:

 

• Asegurar que el uso de fotografías o videos se limite a las finalidades autorizadas por el titular;
• Restringir el acceso a dichos registros únicamente al personal autorizado;
• Evitar la difusión de material que pueda resultar inapropiado o que exponga innecesariamente a los titulares;
• Adoptar controles de seguridad que prevengan el acceso, uso o divulgación no autorizada de este tipo de información.

 

Cuando el material audiovisual involucre niños, niñas o adolescentes, el tratamiento se realizará conforme a las reglas especiales de protección reforzada aplicables a esta población, requiriéndose en todo caso la autorización previa del representante legal del menor, así como la observancia del principio del interés superior del niño.

 

2.1.3.1 Videovigilancia Mediante Sistemas De Seguridad.

 

PROMOTORA INTERNACIONAL DE PARTES S.A.S. – PROPARTES, informa que, en desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas y operativas, podrá realizar tratamiento de datos personales a través de sistemas de videovigilancia instalados en sus puntos de venta, servitecas, bodegas, áreas operativas y sede administrativa.

Estos sistemas comprenden la captura, grabación, almacenamiento, visualización y, cuando resulte necesario, la transmisión de imágenes mediante cámaras de seguridad, las cuales podrán registrar la imagen, comportamiento y ubicación de las personas que ingresen o permanezcan en las instalaciones de la compañía.

El tratamiento de las imágenes recolectadas mediante estos sistemas se realizará con las siguientes finalidades:

1. Seguridad de las instalaciones: proteger la integridad de las plantas físicas, bienes, equipos, inventarios, herramientas e infraestructura de la compañía.
2. Protección de las personas: salvaguardar la integridad y seguridad de los trabajadores, contratistas, clientes, proveedores y visitantes que se encuentren dentro de las instalaciones.
3. Control de acceso y permanencia: verificar el ingreso, tránsito y permanencia de personas en las instalaciones de la empresa.
4. Prevención de riesgos y conductas irregulares: prevenir, detectar e investigar posibles actos delictivos, fraudes, hurtos, daños a la propiedad o cualquier conducta que afecte la operación de la compañía.
5. Soporte probatorio: servir como elemento de prueba en procesos internos, disciplinarios, administrativos o judiciales, así como en requerimientos de autoridades competentes.
6. Mejora de procesos operativos y de servicio: analizar flujos de atención, comportamiento de usuarios y condiciones de operación en los puntos de servicio, con fines de optimización y mejora continua.
7. Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales: atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales, así como cumplir con deberes legales relacionados con seguridad y control.

 

El tratamiento de datos personales mediante sistemas de videovigilancia se realiza con fundamento en el interés legítimo de PROPARTES en garantizar la seguridad de sus instalaciones y de las personas que interactúan con la organización, sin perjuicio del respeto por los derechos fundamentales de los titulares.

En desarrollo de lo anterior, la compañía adoptará las siguientes medidas:

• Informar a los titulares sobre la existencia de sistemas de videovigilancia mediante avisos visibles en las zonas monitoreadas.
• Limitar la captación de imágenes a espacios necesarios para las finalidades descritas, evitando la grabación en áreas que comprometan la intimidad de las personas (tales como baños, vestidores u otros espacios privados).
• Restringir el acceso a las grabaciones únicamente al personal autorizado.
• Implementar medidas técnicas y administrativas para garantizar la seguridad, integridad y confidencialidad de la información.
• Establecer tiempos de conservación de las grabaciones conforme a criterios de necesidad y proporcionalidad, y en concordancia con lo dispuesto en la presente política.

Las imágenes obtenidas no serán utilizadas para fines distintos a los aquí establecidos, salvo autorización del titular o requerimiento de autoridad competente.

En todo caso, los titulares podrán ejercer sus derechos de acceso, consulta y demás prerrogativas en relación con las imágenes captadas, conforme a los procedimientos establecidos en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

2.2 Finalidades del tratamiento. – PROPARTES S.A.S., tratará datos personales para el desarrollo de su objeto social y la relación con sus grupos de interés, incluyendo:

1. Finalidades comerciales y de relacionamiento.

• Gestión precontractual, contractual y postcontractual de productos/servicios.
• Atención de PQRSD, garantías, servicio al cliente y encuestas de satisfacción.
• Actividades de mercadeo y comunicaciones comerciales por medios físicos y digitales solo cuando exista autorización o base legal aplicable.
• Gestión de clientes, prospectos, contactos comerciales, campañas, eventos y promociones.

 

2. Finalidades de marketing y comunicaciones comerciales. 

• Informar sobre productos, servicios, repuestos, lubricantes, promociones y novedades comerciales de la compañía.
• Enviar comunicaciones comerciales a través de correo electrónico, mensajes de texto, mensajería instantánea u otros canales autorizados.
• Realizar campañas de marketing, programas de fidelización, promociones, concursos y eventos comerciales.
• Analizar tendencias de consumo y realizar estudios de mercado o encuestas de satisfacción para mejorar la oferta de productos y servicios.

 

3. Finalidades de cumplimiento, seguridad y riesgo.

• Cumplimiento de obligaciones legales y requerimientos de autoridades.
• Gestión de seguridad física (control de acceso, videovigilancia, investigación de incidentes).
• Prevención de fraude, LA/FT cuando aplique, y verificación en listas restrictivas solo con base legal, proporcionalidad y finalidad.

 

4. Finalidades laborales y de talento humano.

• Selección, contratación, afiliaciones, nómina, SST, bienestar, capacitación, investigaciones internas y procesos disciplinarios.
• Gestión de salud ocupacional y reintegros, con especial protección de datos sensibles de salud.
• Así mismo, en desarrollo de las actividades de la compañía, PROPARTES S.A.S., podrá tratar datos personales relacionados con la imagen, voz, fotografías o registros audiovisuales de sus trabajadores, con fines institucionales, corporativos, comerciales, publicitarios, de fortalecimiento de marca empleadora, procesos de selección, reclutamiento de personal y comunicaciones internas o externas, incluyendo su uso en plataformas digitales, redes sociales, páginas web, material promocional y herramientas tecnológicas de gestión del talento humano como PANDAPÉ u otras similares.
• Este tratamiento se realizará conforme a la normativa vigente en materia de protección de datos personales, garantizando en todo momento el respeto por la dignidad, honra y derechos fundamentales del trabajador, y estará sujeto a la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual será recolectada mediante los mecanismos definidos por la compañía.

 

5. Finalidades financieras y de cartera.

•  Gestión de facturación, contabilidad, cobro, cartera y reportes permitidos por ley.
• Consulta en centrales de riesgo y reportes conforme a Ley 1266 de 2008 cuando aplique y con los soportes y autorizaciones exigidas por esa ley.

 

6. Finalidades relacionadas con facturación electrónica y obligaciones tributarias.

PROMOTORA INTERNACIONAL DE PARTES S.A.S. – PROPARTES S.A.S., podrá tratar datos personales de clientes que suministren su información en los puntos de venta, servitecas, tiendas o canales comerciales de la compañía con el fin de elaborar la facturación electrónica correspondiente a la adquisición de productos o servicios.

Este tratamiento tiene como finalidad:

• La generación, expedición y envío de facturas electrónicas conforme a la normativa tributaria vigente.
• El cumplimiento de obligaciones contables, fiscales y tributarias ante las autoridades competentes.
• El registro de operaciones comerciales realizadas por los clientes en los puntos de venta de la compañía.
• La atención de solicitudes relacionadas con garantías, devoluciones o soporte de las transacciones realizadas.
• La atención de requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.

El tratamiento de estos datos personales se realiza con fundamento en el cumplimiento de obligaciones legales aplicables en materia tributaria y contable, por lo cual no requiere autorización previa del titular en los términos previstos en la legislación de protección de datos personales.

Los datos recolectados para fines de facturación serán utilizados exclusivamente para las finalidades antes señaladas y se conservarán durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales correspondientes.

 

Cualquier finalidad adicional será informada al titular de manera previa, clara y suficiente al momento de la recolección o antes de un tratamiento distinto.

 

2.3 Autorización. – La autorización del titular será previa, expresa e informada, y podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos o conductas inequívocas demostrables. PROPARTES S.A.S., conservará prueba de la autorización.

 

Excepciones:

 

• Requerimiento de autoridad competente en ejercicio de funciones legales u orden judicial.
• Datos públicos en los términos legales.
• Urgencia médica o sanitaria.
• Fines históricos/estadísticos/científicos con supresión de identidad cuando aplique.
• Registro civil.

 

Aviso de privacidad: Cuando no sea posible poner a disposición la Política, PROPARTES S.A.S., informará mediante Aviso de Privacidad el responsable, finalidades, derechos y forma de acceder a la política.

 

2.4 Recolección y fuentes. – PROMOTORA INTERNACIONAL DE PARTES S.A.S. – PROPARTES, podrá recolectar datos personales de los titulares a través de diferentes canales y mecanismos legítimos de interacción con la compañía, en desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas y contractuales. En este sentido, la recolección de información podrá realizarse de manera directa o indirecta mediante puntos de venta, servitecas o tiendas propias o autorizadas de la compañía, llamadas telefónicas, canales de atención al cliente, formularios físicos o electrónicos, plataformas digitales o páginas web, contratos comerciales, hojas de vida, procesos de selección, registros de proveedores, actualización de bases de datos, trámites de PQRSD, campañas comerciales, actividades promocionales, concursos, ferias empresariales, eventos corporativos y en general en cualquier escenario en el cual el titular suministre voluntariamente su información personal en el marco de una relación comercial, contractual, laboral o de servicio con la empresa.

 

De igual manera, la empresa podrá recolectar información personal a través de formularios de solicitud o aprobación de crédito, diligenciados por clientes, deudores o codeudores, en los cuales se recopile información necesaria para la evaluación, análisis y gestión de operaciones comerciales o financieras relacionadas con los productos o servicios ofrecidos por la compañía.

 

Así mismo, la compañía podrá obtener información a través de sistemas de videovigilancia instalados en sus instalaciones, puntos de atención, servitecas, tiendas, bodegas o áreas administrativas, con la finalidad de garantizar la seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones, así como para el control de acceso y la prevención de riesgos operativos.

 

Adicionalmente, cuando los titulares interactúen con los canales digitales de la empresa, tales como páginas web, portales o aplicaciones tecnológicas, la compañía podrá recolectar determinada información mediante el uso de cookies o tecnologías similares, con el fin de mejorar la experiencia de navegación, garantizar la seguridad de los sistemas y optimizar el funcionamiento de las plataformas tecnológicas, conforme a lo dispuesto en la Política de Cookies adoptada por la organización.

 

En todo caso, la recolección de datos personales se realizará observando los principios de legalidad, finalidad, libertad, transparencia y seguridad establecidos en la normativa vigente en materia de protección de datos personales, y únicamente para las finalidades previamente informadas a los titulares.

 

2.5 Medidas de Seguridad para la Protección, Integridad y Confidencialidad de los Datos Personales. – Con el fin de garantizar la adecuada protección de los datos personales bajo su responsabilidad, PROMOTORA INTERNACIONAL DE PARTES S.A.S. – PROPARTES, implementa y mantiene medidas de seguridad de carácter técnico, humano, administrativo y jurídico orientadas a prevenir el acceso no autorizado, la pérdida, alteración, uso indebido, divulgación o tratamiento fraudulento de la información personal.

 

En desarrollo de lo anterior, la compañía adopta controles y mecanismos de protección que incluyen, entre otros, la implementación de sistemas de control de acceso a la información basados en perfiles y niveles de autorización definidos según las funciones y responsabilidades de cada usuario; la administración segura de credenciales de acceso mediante políticas de gestión de contraseñas, autenticación y control de identidades; así como la adopción de medidas tecnológicas destinadas a proteger la infraestructura informática y los sistemas que soportan el tratamiento de datos personales.

 

Así mismo, la empresa podrá implementar mecanismos de respaldo y recuperación de la información, tales como copias de seguridad, procedimientos de continuidad operativa, registros de auditoría y trazabilidad de accesos cuando resulte aplicable, con el propósito de garantizar la disponibilidad, integridad y confiabilidad de la información administrada.

De igual manera, PROPARTES S.A.S., establece controles en la relación con terceros y proveedores que tengan acceso a datos personales, incluyendo la suscripción de acuerdos de confidencialidad, la incorporación de cláusulas contractuales de protección de datos y la adopción de medidas destinadas a garantizar que dichos terceros cumplan con los estándares de seguridad y protección exigidos por la normativa vigente.

 

Adicionalmente, la compañía promueve la capacitación y sensibilización permanente de sus trabajadores en materia de protección de datos personales, seguridad de la información y deber de reserva, con el fin de fortalecer la cultura organizacional orientada al manejo responsable de la información personal.

 

Finalmente, la organización cuenta con procedimientos internos para la gestión, análisis y respuesta frente a incidentes de seguridad de la información, los cuales permiten identificar, atender y mitigar eventuales riesgos o vulneraciones que puedan comprometer la protección de los datos personales bajo su responsabilidad.

 

2.6 Encargados del tratamiento y transmisión. – Cuando PROMOTORA INTERNACIONAL DE PARTES S.A.S. – PROPARTES contrate o vincule a terceros para realizar actividades que impliquen el tratamiento de datos personales, tales como servicios de software, hosting, almacenamiento en la nube, plataformas tecnológicas, call center, servicios logísticos, seguridad, soporte informático u otros servicios relacionados, dichos terceros actuarán en calidad de Encargados del Tratamiento, conforme a lo establecido en la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

 

En estos casos, la compañía suscribirá con dichos terceros los correspondientes acuerdos o contratos de transmisión de datos personales, en los cuales se establecerán las obligaciones necesarias para garantizar el adecuado tratamiento y protección de la información personal bajo responsabilidad de la organización. Dichos acuerdos incluirán, como mínimo, obligaciones relacionadas con el tratamiento de los datos únicamente conforme a las instrucciones impartidas por PROPARTES S.A.S., el deber de confidencialidad respecto de la información tratada, la implementación de medidas de seguridad técnicas, administrativas y organizacionales adecuadas, la prohibición de subcontratar el tratamiento de datos sin autorización previa y expresa de la empresa, el deber de reportar oportunamente cualquier incidente de seguridad que pueda afectar la información personal, así como la obligación de permitir auditorías o verificaciones por parte de la compañía y de devolver o suprimir los datos personales una vez finalice la relación contractual o la finalidad del tratamiento.

 

Sin perjuicio de lo anterior, al interior de la organización PROPARTES S.A.S., establece un esquema de responsabilidad interna sobre la administración de las bases de datos personales, en virtud del cual cada una de las áreas de la compañía que administre o tenga bajo su gestión bases de datos personales será responsable de la adecuada administración, custodia, actualización y tratamiento de la información contenida en dichas bases de datos.

 

En este sentido, las áreas que gestionen bases de datos relacionadas con clientes, proveedores, contratistas, trabajadores, aliados comerciales, deudores, codeudores, participantes en campañas comerciales, eventos o actividades promocionales, o cualquier otra categoría de titulares de información personal, deberán garantizar que el tratamiento de dichos datos se realice conforme a los principios, obligaciones y procedimientos establecidos en la presente política y en la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

 

Así mismo, los jefes o responsables de cada área funcional serán responsables de velar por el adecuado manejo de la información personal que repose en las bases de datos bajo su administración, asegurando que el acceso a dicha información se limite únicamente al personal autorizado y que su utilización se realice exclusivamente para las finalidades previamente informadas y autorizadas por los titulares.

 

Adicionalmente, cuando los trabajadores, funcionarios o contratistas de la compañía tengan acceso a bases de datos personales en desarrollo de sus funciones, dicha responsabilidad será incorporada expresamente en sus contratos de trabajo, contratos de prestación de servicios o acuerdos de confidencialidad, estableciendo obligaciones específicas relacionadas con el manejo, custodia, reserva y protección de la información personal, así como las responsabilidades derivadas del uso indebido, divulgación no autorizada o tratamiento contrario a lo establecido en la normativa aplicable.

 

En todo caso, los trabajadores o encargados de la administración de bases de datos personales deberán utilizar la información únicamente para las finalidades autorizadas por la empresa, abstenerse de divulgarla a terceros no autorizados y adoptar las medidas necesarias para garantizar la seguridad, integridad y confidencialidad de los datos personales bajo su responsabilidad.

 

2.7 Transferencias nacionales e internacionales. – PROPARTES S.A.S., podrá transferir o transmitir datos personales a terceros ubicados dentro o fuera del territorio colombiano cuando ello resulte necesario para el desarrollo de sus actividades comerciales, contractuales o administrativas, y siempre que dicha transferencia se realice conforme a los principios y obligaciones establecidos en la normativa vigente de protección de datos personales.

 

En particular, cuando se trate de transferencias internacionales de datos personales, la compañía verificará que el país receptor proporcione niveles adecuados de protección de datos personales o que se configure alguna de las excepciones previstas en la legislación aplicable.

 

En este sentido, las transferencias internacionales de datos podrán realizarse, entre otros casos, cuando:

 

• el titular haya otorgado autorización previa, expresa e inequívoca para la transferencia;
• la transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y la empresa;
• la transferencia sea necesaria para la ejecución de medidas precontractuales solicitadas por el titular;
• se trate de transferencias necesarias por razones de salud o interés públicos;
• la transferencia sea necesaria para la defensa de derechos en procesos judiciales;
• exista obligación derivada de tratados internacionales aplicables.

 

En todos los casos, PROPARTES S.A.S., adoptará las salvaguardas contractuales y medidas de seguridad necesarias para garantizar la adecuada protección de los datos personales transferidos, así como para asegurar que el tratamiento de dicha información se realice conforme a los principios establecidos en la normativa colombiana.

 

2.8 Clasificación de las bases de datos personales administradas por PROPARTES S.A.S. – Para efectos de organización, control y cumplimiento del régimen de protección de datos personales, PROMOTORA INTERNACIONAL DE PARTES S.A.S. – PROPARTES identifica y administra diversas bases de datos personales asociadas a sus actividades comerciales, contractuales, laborales y administrativas.

 

De manera general, la compañía podrá administrar, entre otras, las siguientes categorías de bases de datos personales:

 

1. Base de Datos de Clientes y Otros Deudores Prospectos. – Comprende la información de clientes actuales, potenciales o prospectos comerciales, así como de deudores y codeudores vinculados a la compañía, utilizada para la gestión precontractual, contractual y postcontractual de productos y servicios, la atención de solicitudes, servicio al cliente, campañas comerciales, promociones y actividades de mercadeo autorizadas.

Así mismo, incluye información recolectada en el marco de campañas comerciales, concursos, ferias, eventos corporativos y demás actividades promocionales organizadas por la empresa.

De igual manera, esta base de datos incorpora información necesaria para el análisis, otorgamiento, seguimiento y recuperación de operaciones de crédito, así como para la gestión de facturación, cobro, cartera y reportes permitidos por la normativa vigente aplicable.

1. Base de datos de proveedores y otros acreedores. – Incluye información de proveedores, aliados comerciales y contratistas de la compañía, utilizada para la gestión contractual, evaluación de proveedores, pagos, facturación, cumplimiento de obligaciones comerciales y administrativas.
2. Base de Dato de Trabajadores, Talento Humano y Candidatos. – Comprende la información de trabajadores activos, exempleados, aprendices (incluidos aprendices del SENA) y aspirantes o candidatos que participan en procesos de selección adelantados por la compañía.

 

Esta base de datos es utilizada para la gestión integral del talento humano, incluyendo las etapas precontractuales, contractual y postcontractual, tales como procesos de selección, vinculación, contratación laboral, afiliaciones al sistema de seguridad social, administración de nómina, gestión de seguridad y salud en el trabajo (SG-SST), bienestar laboral, capacitación, evaluación de desempeño, desarrollo organizacional y demás procesos internos relacionados con la gestión del personal.

Así mismo, la información podrá ser utilizada para la verificación de perfiles, validación de requisitos, estudios de antecedentes cuando haya lugar, y cumplimiento de obligaciones legales, laborales y de seguridad social, así como para la atención de requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.

1. Base de datos de accionistas. – Incluye información de accionistas, representantes legales, miembros de órganos de dirección o administración, utilizada para el cumplimiento de obligaciones societarias y corporativas.
2. Otros terceros. – Contiene registros de imágenes y videos captados a través de sistemas de videovigilancia instalados en las instalaciones de la empresa, utilizados para fines de seguridad, control de acceso y protección de personas, bienes e instalaciones.
3. Base de datos de PQRSD y atención al cliente. – Comprende información suministrada por titulares en el marco de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o denuncias presentadas ante la compañía.

Cada una de estas bases de datos se encuentra sujeta a las disposiciones contenidas en la presente política, así como a los principios y obligaciones establecidos en la legislación vigente en materia de protección de datos personales